Resultater skapes av mennesker. Gode resultater er avhengig av at flest mulig er drevet av et ønske om å optimalisere dagens drift og prosesser. I selve begrepet «forbedringer» ligger den grunnleggende tanken om at «uansett hvor gode vi er, kan vi alltid bli enda litt bedre».
For å opprettholde tilstrekkelig lønnsomhet, er en bedrift avhengig av å ha rett kompetanse, tydelige prosesser, effektive og motiverende ledere og ansatte som fungerer optimalt.
Enhver form for endring krever at «noen må gjøre noe annet enn det de hittil har gjort», og de færreste er villige til å ta dette innover seg uten at noen skaper bevisstgjøring rundt dette.
Men hvordan går en frem for å sette nødvendige forbedringer i system, og på hvilke områder i bedriften? Her er tre spørsmål å ta i betraktning under arbeid med omstilling og forbedring:
1. Hva forventer vi å oppnå?
Alt forbedringsarbeid trenger et godt fundament. Før vi starter omstilling og forbedringsarbeid i bedriften, må vi være klar over hvorfor vi gjør dette, samt hva vi ønsker å oppnå. I mange større prosjekter, er marginforskjellen mellom et tapt og vunnet prosjekt innenfor en ramme på 0,5%-5% av kontraktsummen. Bevisstgjøringen rundt dette, skaper ofte en optimisme om at det er mulig. Sier vi at vi må styrke vår lønnsomhet og konkurransekraften med 30%, mister mange motet.
Fundamentet for godt forbedringsarbeid bygges ved å fokusere på følgende:
- Forankring og involvering
En av de viktigste suksessfaktorene for vellykket forbedringsarbeid, er den innsatsen som legges ned i en tidlig fase for å sikre god forankring i egen organisasjon. Alt forbedringsarbeid må være forankret i selskapets strategi, hvor det fremkommer tydelig hvorfor vi må forbedre oss, hva som bør vektlegges og hvilken effekt vi forventer å oppnå.For konkrete råd rundt fremgang for forankring og involvering, last ned vårt white-paper.
- Prosesskartlegging
Bedriftens verdikjede er utgangspunktet for all prosesskartlegging. Her dokumenteres virksomhetens verdiskaping ved å beskrive hvordan selve produkt- eller tjenesteleveransen skapes gjennom verdikjeden – fra inngående logistikk av råvarer, til produksjon, salg og utgående logistikk.
Å beskrive hovedprosessene i en verdikjede kan med fordel være en oppgave bedriftens ledelse bør gjennomføre i forkant av en prosesskartlegging.
- Prioriteringer
Uavhengig av størrelsen på forbedringsprosjektet, kan antall forbedringsforslag som kommer inn fra ulike arbeidsgrupper bli betydelige i antall. Som nevnt er det viktig at alle får uttrykt sin mening og bidratt i arbeidet, for å sikre forankring, involvering og eierskap.Likevel vil det ofte ikke være mulig å kunne gjennomføre alle tiltakene samtidig. Hvordan du bør prioritere, kan du lese her.
2. Hvordan optimaliser vi prosessen?
Når vi har kartlagt hele verdikjeden og identifisert forbedringsmuligheter i bedriftens kjerneprosesser, begynner arbeidet med å forbedre de områder det vil ha stor verdi å angripe på kort eller lengre sikt.
Under prosesskartlegging kartla vi «current state» . I nåværende situasjon bør vi vurdere hva som skal være selskapets fremtidige posisjon, FØR vi går løs på optimaliseringsfasen. Skal den enkelte prosess bare forbedres, eller er tiden inne for å tenke helt nytt?
For å lykkes med selve optimaliseringsfasen, kan det være påkrevd å fylle på med ny kompetanse hos både ledere, mellomledere og forbedringsagenter.
Men husk: Opplevelse av at «ting skjer» får etternølerne ned fra gjerdet. Derfor bør vi aktivt planlegge for rette og motiverende quick-wins. Last ned vårt white-paper om forbedringsarbeid for å lese mer om quick wins.
3. Hvordan sørger vi for sikring og kontinuitet?
Tall fra et større forbedringsprosjekt viser at mer enn 75% av alle forbedringsforslag kommer i en tidlig fase av forbedringsprosjektet. Likevel var det et begrenset antall strategiske initiativ fra ulike ledere i en mer moden fase av prosjektet, som hadde like stor verdi.
Når det formelle forbedringsprosjektet går inn i sin siste fase, må vi være sikre på at organisasjonen er klar til å fortsette arbeidet med egen kraft og at vi oppnår de resultater vi har kalkulert med.
Kontinuerlige forbedringer er både kjernen og et ønsket resultat av alle forbedringsprosjekter. Kontinuerlige forbedringer må gjennomsyre hele bedriften, og må skje på alle nivåer for å få den ønskede effekt.